Warenwirtschaftssysteme 
sind unverzichtbar für Handelsunternehmen: 

So finden Online-Händler die richtige Software für ihre Anforderungen

Ein Warenwirtschaftssystem ist die zentrale Software in jedem Handelsunternehmen. Es bildet sämtliche Warenströme ab und unterstützt das Unternehmen bei der Abrechnung, der Logistik und der Disposition. Allerdings können Warenwirtschaftssysteme noch mehr Gutes leisten. Da es nicht so leicht ist, die optimale Software auszuwählen, sollten Online-Händler im Voraus ihre Anforderungen und Ansprüche klar festlegen. Generell müssen sich die Entscheidungskriterien stets an den firmeninternen Abläufen orientieren. Nichtsdestotrotz sollte ein allgemeines Kriterium immer im Hinterkopf behalten werden: Die Software soll dafür sorgen, dass der Betrieb leistungsfähiger wird und gleichzeitig das Wachstum des Unternehmens fördern.

Gute Gründe für ein Warenwirtschaftssystem

Wenn Online-Händler ein Warenwirtschaftssystem einführen, haben sie dafür in der Regel vor allem zwei Gründe:

1. Sie streben eine Prozessautomatisierung an
2. Sie wünschen sich einen einheitlichen Datenbestand in sämtlichen Verkaufskanälen

Doch was bedeutet das konkret? Prozessautomatisierung heißt, dass sämtliche Tätigkeiten und Arbeiten des Geschäftsalltags automatisiert werden sollen. Das gilt vor allem für das Rechnungs- und Bestellwesen, für das Management der Artikel-Stammdaten, für die Bestandsverwaltung und die Logistik, für die Abwicklung des Versands und auch für die Aftersales-Services und die Retoure. Diese Prozesse stehen mit mehreren Systemen im Zusammenhang, wie zum Beispiel mit dem Onlineshop, dem Rechnungswesen, der Finanzbuchhaltung und den Marktplätzen. Neben den technischen Systemen ist auch der Mensch ein Bestandteil der verschiedenen Prozesse. Er bekommt beim Steuern, Verwalten, Verbessern und Beschleunigen der Prozesse in Form eines Warenwirtschaftssystems eine wertvolle Hilfe. Gerade wenn Online-Händler aufgrund des zunehmenden Handelsvolumens an die Kapazitätsgrenzen gelangen, ist ein gut eingebundenes Warenwirtschaftssystem eine sinnvolle Unterstützung, mit der es möglich ist, den Erfolg des Handelsunternehmens auf lange Sicht zu garantieren.

Welche Lösung ist am besten?

Es gibt unterschiedliche Software-Lösungen für Handelsunternehmen, sodass es nicht möglich ist, eine pauschale Empfehlung auszusprechen. Die Entscheidung hängt von firmeninternen Strukturen und Prozessen ab. Prinzipiell werden folgende Lösungen unterschieden:

• Middleware
  • Zur Erweiterung bestehender Systeme
  • Sie dient als Vermittler zwischen den E-Commerce-Systemen und der Warenwirtschaft
• Zusatz- oder Drittanbieter-Lösungen
  • Kompatibel mit verbreiteten Systemen für Handelsfunktionen
  • Zum Beispiel mit SAP, Sage, BüroWARE, Microsoft Dynamics NAV und Lexware
• Komplettsysteme
  • Bieten alles aus einer Hand
  • Vom Onlineshop bis zur Warenwirtschaft
  • Dazu gehören auch Warenwirtschaftssysteme, die speziell auf den Online-Handel ausgelegt sind

Wer einen Online-Handel betreibt, wird kaum um ein Warenwirtschaftssystem herumkommen.

Unterschied zwischen ERP- und Warenwirtschaftssystemen

Die Grenzen zwischen sogenannten Enterprise-Resource-Planning-Systemen und Warenwirtschaftssystemen sind meistens fließend. Als Unterscheidungsmerkmal zieht man daher den Funktionsumfang heran: Sofern das System Funktionen enthält, um Güter zu produzieren, ist in der Regel von einem ERP-System die Rede. Allerdings gilt die Bezeichnung ERP-System mittlerweile beinahe als Synonym für Warenwirtschaftssystem. Prinzipiell wurden Warenwirtschaftssysteme aber speziell für den Online-Handel entwickelt.

Lizenz-Software, SaaS oder Cloud - Welche Lösung ist optimal?

Warenwirtschaftssysteme können entweder als klassische Lizenz-Software gekauft und auf allen Arbeitsplätzen des Handelsunternehmens installiert werden oder als Software-as-a-Service (SaaS) verwendet werden. Entscheidet man sich für Letzteres, so kann das System über gängige Webbrowser genutzt werden. Die Lizenz-Software hingegen wird wahlweise lokal oder auf einem Server installiert, wodurch es ebenfalls möglich ist, sie auf mehrere Standorte zu verteilen. Darüber hinaus gibt es Warenwirtschaftssysteme, die als Cloud-Lösung angeboten werden. Der Unterschied zu SaaS besteht darin, dass die Anbieter von SaaS meist fixe Gebühren pro Monat in Rechnung stellen. Sie sind unabhängig von Hardware- und Lizenzkosten. Für Cloud-Lösungen zahlt man hingegen Gebühren, die aus den berechneten Hardware- und Lizenzkosten entstehen.

Unternehmen an das Warenwirtschaftssystem anpassen oder umgekehrt?

Wer auf der Suche nach einem passenden Wirtschaftssystem ist, stellt sich früher oder später die Frage, worauf es bei der Auswahl ankommt. Allerdings gibt es so viele individuelle Kriterien, die für die Wahl des geeigneten Systems herangezogen werden sollten, dass es nicht möglich ist, eine allgemeine Empfehlung für ein Warenwirtschaftssystem auszusprechen. Unternehmer sollten sich stattdessen fragen, ob die Arbeitsabläufe im Unternehmen anpassbar sind oder nicht. Sollte Letzteres der Fall sein, ist es unausweichlich, ein Warenwirtschaftssystem auszuwählen, das gut anpassbar ist. Es muss in der Lage sein, sich den bestehenden Unternehmensabläufen unterzuordnen. In vielen Unternehmen ist es aber der Fall, dass die Abläufe nicht optimal sind und genau deshalb eine Warenwirtschaftslösung angeschafft werden soll. Dann kann eine geeignete Versandhandelslösung, die prozessorientiert aufgebaut ist, eine gute Hilfestellung bei der Umstrukturierung der wichtigsten Arbeitsabläufe darstellen.

Fazit: Ohne Automatisierung läuft es nicht

Alles in allem gilt, dass ein Handelsunternehmen umso effizienter arbeiten kann, je höher der Automatisierungsgrad ist. Es sind größere Sendungsdurchsätze möglich, aber gleichzeitig wird weniger Personal benötigt. Dadurch sinken die Kosten und die Umsätze steigen. Um ein hohes Maß an Automatisierung zu erzielen, benötigen Handelsunternehmen nicht selten den Willen zur Umstrukturierung der Arbeitsabläufe, wobei ein passendes Warenwirtschaftssystem eine gute Unterstützung ist. Es sollte ein System ausgewählt werden, das alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt und dazu beiträgt, die Unternehmensabläufe zu optimieren.